1 Opening 10.00 uur

Voorzitter Schaars opent de vergadering en heet allen van harte welkom. Hij noemt de namen van diegenen die zich afgemeld hebben.

2 Mededelingen

De voorzitter verzoekt de aanwezigen om een ogenblik stilte in acht te nemen ter nagedachtenis aan de cliënten van Elver die het afgelopen half jaar zijn overleden.

Het bestuur heeft Afscheid genomen van Heleen Aarnink en Theo Schleedoorn. We willen hun vanaf deze plaats allerhartelijkst bedanken voor hun jarenlange medewerking en betrokkenheid. Graag stellen we u de nieuwe medewerkster voor mevrouw Debby van Tuil. Heleen heeft haar opvolgster goed ingewerkt. We wensen mevrouw Van Tuil heel veel succes.

AVG

Degenen die nog niet gereageerd hebben op onze oproep benaderen we nog één keer. Als er geen overeenkomst is, moeten wij onze dienstverlening aan de desbetreffende stopzetten.

Goedkeuring Rekening en Verantwoording Rechtbank

In de vergadering van oktober heeft het bestuur al toegelicht dat we het erg op prijs stellen als wij door de wettelijk vertegenwoordiger van cliënten voor wie wij de administratie doen, op de hoogte worden gesteld als de Rechtbank de verantwoording heeft goedgekeurd. In de grond van de zaak hebben wij daar natuurlijk helemaal niets mee te maken en enkele leden die niet op de vergadering van afgelopen najaar aanwezig waren, hebben ons daar op gewezen. Dat we daar niets mee te maken hebben, is helemaal correct. De reden die we in het najaar opgaven, blijft echter overeind staan: we vragen een kopie om onze administratie sluitend te krijgen. Sinds oktober is meer dan eens gebleken dat de Rechtbank geen goedkeuring heeft verleend. In twee gevallen bleek dat de bewindvoerder niet meer in staat bleek deze problematiek te overzien en daar kon de SAB alsnog de helpende hand bieden.

Stichting Vrienden van Elver

Er is inmiddels contact over en weer met de Stichting Vrienden van Elver. We hebben als bestuur de Stichting uitgenodigd voor deze vergadering, maar dat bleek niet haalbaar. Het Bestuur van de Stichting Vrienden van Elver heeft toegezegd aanwezig te zijn op de najaarsvergadering van dit kalenderjaar. We willen alleen maar transparantie over de gelden binnen deze Stichting. De heer Wichman vindt het verstandig om de gelegenheid aan te grijpen om die transparantie boven water te krijgen.

Mentoraat

De activiteiten van het bestuur SAB ten aanzien van het mentoraat hebben een grote vlucht genomen. Bijna alle mentoren van de cliënten voor wie de SAB het bewind voert, hebben we inmiddels persoonlijk gesproken. Er blijkt veel behoefte aan onderling contact. Vanuit o.a. het mentoraat komen vragen omtrent diverse dagelijkse zaken rondom de cliënt, die we zullen uitwerken voor de najaarsvergadering, zodat we inhoudelijke aandachtspunten met elkaar kunnen bespreken. We hebben de banden met de mentoren aangetrokken, inmiddels hebben bijna alle mentoren gesproken met mevrouw Nijgh. Deze gesprekken zijn van beide kanten als zeer prettig ervaren. We werken hier volop aan.

Website en Brochure

De website en de brochure: deze werkzaamheden kwamen wat moeizaam op gang, maar we hebben deze activiteiten dit voorjaar weer bij de hoorns gevat. Wij gaan er vanuit dat de nieuwe brochure over de VCV en de SAB en hun relatie met andere onderdelen van de Elver-gemeenschap op de ALV van het najaar gepresenteerd gaan worden. De website wordt zo snel mogelijk operationeel en up-to-date gemaakt.

3 Vaststellen van de conceptnotulen van de ALV d.d. 21 oktober 2018

De notulen worden goedgekeurd met dank aan de notulist.

4 Jaarstukken van de Vereniging 2018

  • Bestuursverslag 2018 (download pdf)
    Goedkeuring van het verslag door de vergadering.
  • Financieel overzicht over het jaar 2018
    Er zijn geen vragen, het overzicht wordt vastgesteld.
  • Exploitatie over het jaar 2018
    De exploitatie wordt vastgesteld.
  • Verslag kascommissie over het jaar 2018
    De heren Koster en Boonman hebben de stukken bekeken en geen onrechtmatigheden aangetroffen. De heer Koster wil graag aangeven dat het ontzettend prettig werken is met de medewerkers van de Vereniging en Stichting, de lijnen zijn kort en als de vergadering het wil, doen zij beiden wederom de controle voor het volgend jaar. Hartelijk dank voor de leden van de kascommissie. Een applaus volgt. De jaarstukken worden goedgekeurd en decharge wordt verleend aan het bestuur. De heer Wichman is hiermee ook gedechargeerd.
  • Vaststellen jaarstukken 2018 door de vergadering
    De jaarstukken van de Vereniging worden goedgekeurd. Decharge wordt verleend aan het bestuur.

5 Jaarstukken van de Stichting Administratief Beheer 2018

  • Bestuursverslag 2018
    Er zijn geen vragen, goedkeuring van de vergadering voor het verslag.
  • Balans per 31 december 2018
    De balans wordt vastgesteld.
  • Resultatenrekening over het boekjaar 2018
    De resultatenrekening wordt vastgesteld.
  • Verklaring accountant
    De jaarrekening is voorzien van een samenstellingsverklaring door de accountant en ligt op het kantoor van de SAB ter inzage.
  • Vaststellen jaarstukken 2018 door de vergadering
    De jaarstukken van de SAB worden door de vergadering goedgekeurd. Decharge wordt verleend aan het bestuur. De heer Orriëns wordt bedankt voor het vele werk dat hij heeft verricht.

6 Informatie uit de deelraad Clientvertegenwoordigers ELVER.

Deze informatie is als bijlage bij deze notulen toegevoegd.

Mondelinge toelichting op de verdere ontwikkeling binnen de vereniging

De voorzitter doet een oproep aan de leden om zich kandidaat te stellen voor bestuursfuncties voor VCV en SAB.

De volgende punten waren en/of zijn in ontwikkeling:

  • Installeren nieuwe software en de start van het elektronisch archief per cliënt.
  • Voldoen aan AVG conform wetgeving, al besproken eerder deze vergadering.
  • Indienen benodigde gegevens bij de rechtbank inzake bewindvoerderschap.
  • Verversen van de website; in de loop van 2019 zal dit afgerond zijn evenals de brochure.
  • Aangesloten bij branchevereniging VeWeVe.
  • Cursussen inzake nieuwe software, door de medewerkers van de SAB.
  • De relatie tussen mentoren en bewindvoerder wordt versterkt. Veel mentoren hebben enthousiast op dit overleg gereageerd.
  • Huisvesting, overleg met bestuurder Elver.

8 Rondvraag

De heer Wichman wil allen heel graag bedanken voor het fantastische afscheid dat hij gehad heeft afgelopen najaar.

9 Sluiting

De heer Schaars vraagt of eventuele dieetwensen die er voor de lunch zijn vooraf aan de volgende ALV bij de administratie aangeven wil worden.

De volgende Algemene Ledenvergadering is op zondag 20 oktober 2019.

De heer Schaars dankt allen hartelijk voor de komst en hoopt iedereen op de najaarsvergadering terug te zien.

Bijlage bij de notulen

Organisatorisch

Bij een zelfstandig werkend team horen handelingsvrijheid en besluitvorming. Hiervoor kunnen de woongroepen een beroep doen op een teamcoach en bestaan er bijscholingen op specifieke doelen. Indien er klachten zijn vanuit de bewoner-verwant, is de persoonlijk begeleider( hierna te noemen PB´er) het 1e aanspreekpunt. Komt men er niet samen uit dan is de regiomanager de volgende stap in het overleg.

In principe dient iedere medewerker in het bezit te zijn van een bewijs van goed gedrag, wat ook geldt voor parttimers en uitzendkrachten.

Voor zelf koken geldt de stelling; ‘Een zo normaal mogelijk leven, daar waar het kan moet je het doen’. Op dit moment worden verdere onderzoeken gedaan naar de kwaliteit en veiligheid van voeding voor de bewoners, ook daar waar zelf wordt gekookt. Ook wordt dit onderzoek gedaan bij voeding, die door de keuken van Elver wordt bereid en daarna naar woongroepen elders (Laag Soeren, Doetinchem etc.). Hierbij gelden de wettelijke normen voor bereid voedsel. (Temperatuur bij transport en opdienen, smaak en uiterlijk).

Betrokkenheid verwanten

Op dit moment wordt de website opnieuw bekeken en worden de wensen van de deelraad Cliënten en – Verwanten met betrekking tot zichtbaar en benaderbaar goed in beeld gebracht.

Het systeem van follow-up is ook in het verbeterplan opgenomen. Personeel geeft dit zelf ook aan als onvoldoende. Daar wordt dus aan gewerkt.

Op 6 mei 2019 is er een bijeenkomst over het kwaliteitskader gehandicaptenzorg. Hier kunnen we dit onderwerp ook weer op tafel leggen. Kwaliteit staat wel steeds in het vizier van Elver en ook wordt er onder de bewoners onderzoek gedaan naar de kwaliteit van zorg.

Mevr. Saak vraagt wanneer deze verbeteringen klaar moeten zijn. Hier kan de heer Van Huet nog geen antwoord op geven. Mevr. Saak benadrukt dat het onduidelijk is dat je niet weet wie je moet aanspreken met deze zelfsturende teams. De heer Van Huet geeft aan dat je als eerste bij de PB’er moet zijn en daarna bij de regiomanager (evt. vertrouwenspersoon en daarna een klachtenfunctionaris). Denk aan de driehoek!

Mevr. Kruidenier: hebben een PB’er, taken zijn dan gedelegeerd jammer dat dat niet medegedeeld wordt. Het is een onduidelijke brij geworden. De PB’er blijft het eerste aanspreekpunt!

Vraag over stukje kwaliteit, dat is een doorlopend verhaal. Dit wordt bekeken aan de hand van opmerkingen van de cliënten. De cliëntenraad doet kleine onderzoekjes naar zaken die het dagelijks leven betreffen. Er is een kwaliteitsrapport opgesteld door Elver die voortvloeien uit de zorgplanbesprekingen. Alle geledingen van Elver zijn op 6 mei aanwezig om hierover te spreken.

Medezeggenschap

Notulen van de overlegvergaderingen met de bestuurder worden compact uitgewerkt. Hierdoor kan het voorkomen, dat de samenhang door ontbreken van achtergrondinformatie niet duidelijk is. Dit is niet te voorkomen. Als verwanten nadere informatie wensen, kan die met een aanvullende mondelinge toelichting worden gegeven. Hiervan is niets geheim. In de nabije toekomst wordt deze informatie beschikbaar op een aparte pagina van de website, dit is in ontwikkeling. Ook de samenwerking van de deelraden wordt actief gestimuleerd en verbeterd.

Veranderingen, die invloed hebben op het welzijn van de bewoners worden in principe voorgelegd aan de deelraad cliënten en – verwanten. Hierbij kan de info ten opzichte van de praktijk wel enigszins afwijken, omdat bij nader inzicht het toch anders moet. Van elke kleine verandering kunnen de deelraden niet altijd op de hoogte zijn, dit zijn dan vaak praktische verschillen. Doelstelling is wel een zo normaal mogelijk leven te creëren voor alle bewoners. Dit kan voor de ene persoon gunstiger uitvallen dan voor de ander.

Lichamelijk welzijn van bewoners

Het medicijngebruik en de vorm zijn geen gebied voor de deelraden. Dit een medisch georiënteerd handelen. Afspraken over b.v. tandenpoetsen horen thuis in de bespreking van het individuele zorgplan. Hierover dient overleg met de woongroep/ PB’er plaats te vinden.

Sportactiviteiten zijn ook een onderwerp, dat thuishoort in de zorgplanbespreking. De woongroepen en dagbesteding hebben hierin een taak om het bewegen te stimuleren. Invulling van de sport is op dit moment een van de onderwerpen van overleg van de deelraad met de bestuurder.

Mevr. Piek vraagt wat door de WLZ gefinancierd kan worden? Bv paardrijden en zwemmen. Waar heb je recht op? In de WLZ staan geen welzijnsactiviteiten genoemd, dit moet je zelf regelen geeft de heer Koster aan. Hier hangt een kostenplaatje aan.

Voorziet Elver in welzijnsactiviteiten? Neen, Elver geeft alleen zorg.

Iedereen moet als uitgangspunt een half uur per dag bewegen; opties zijn bijvoorbeeld wandelen tijdens dagbesteding of boodschappen doen in de winkel. Beleid is beweging naar behoefte van de cliënt.

De heer Vroom: aanvulling op verantwoordelijkheid van de PB’er. Wie is waar verantwoordelijk voor, kijk bijvoorbeeld naar een treinreis, valt dit binnen het budget? Bijvoorbeeld  OV kaart voor de cliënt, er hoeft  dan maar één kaartje gekocht te worden. Dit nemen we mee zegt de heer Van Huet.

Financiële zaken

De woongroep dient een begroting vast te stellen voor elke bewoner en ter goedkeuring aan de bewindvoerder te overleggen. Bij extra uitgaven dient dit ook te gaan in overleg. Woongroepen, die dit facet onvoldoende beheersen kunnen ondersteuning vragen voor ondersteuning en bijscholing. Indien nodig, wordt een teamcoach ingeschakeld. Als er onduidelijkheden zijn dient men na signalering zo snel mogelijk in gesprek te gaan, eventueel aangevuld met een gesprek met de regiomanager, om overschrijdingen te voorkomen. Vertrouwen is goed, maar een controle op zijn tijd is dan raadzaam. De begroting is dus een onderwerp voor de wettelijk vertegenwoordiger en de woongroep en niet voor de deelraad.

Met betrekking tot de “luxe artikelen” voor individueel persoonlijk gebruik geldt in het algemeen, dat dit voor eigen rekening van de bewoner is. Hiervoor dient de bewindvoerder zijn toestemming te geven dan wel ze zelf aan te schaffen. De WLZ kent weinig vergoeding. Zo moet de pedicure in de meeste gevallen zelf worden betaald, tenzij men dit op de woongroep zelf kan verzorgen. Ook de kapper valt onder deze regeling en luxe bad/douchezeepjes, aftershave en andere geurtjes. Dit is geen direct onderwerp voor de deelraden.

Voor de vakantie dient ook een begroting te worden opgemaakt, die ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de bewindvoerder. Er is een universeel format voor de begroting/ verantwoording, die elke woongroep kan invullen. De kosten bestaan o.a. uit huur van een huisje, busvervoer ( de Elver-bus is vaak duurder dan een taxi-bus bij meer dan 25 km.) Verder vallen extra uren begeleiding hier ook onder, extraatjes van eten, ijsje e.d. in te vullen door de woongroep. Als de kosten niet duidelijk zijn moet men dit navragen en moet er uitleg en verantwoording worden gegeven. Ook dit is geen direct onderwerp voor de deelraden.

Als er afspraken worden gemaakt met externe personen, moeten die eenduidig zijn, zodat hierover geen misverstanden kunnen ontstaan. Die afspraak moet worden gemaakt in samenspraak met de wettelijk vertegenwoordiger, die hier goedkeuring/instemming geeft. De deelraden staan buiten deze afspraken.

Er is onvoldoende voorlichting over bijvoorbeeld begroting en kosten, kopen van kleding, maak hierover ook goede afspraken zodat misverstanden kunnen worden voorkomen en overschrijding van budgetten.

Als probleemvoorbeeld wordt gegeven: een rekening van de naaikamer in 2019 ontvangen voor werkzaamheden die in 2017 plaatsgevonden hebben. Hier is duidelijk iets fout gegaan! Waar zit deze vertraging?

De heer Vroom: naaikamer moet een incident zijn geweest, maar over het algemeen is een half jaar vertraging bijna normaal.

Mevrouw Van Tuil meldt dat het niet meer nodig is om ieder jaar een begroting te ondertekenen als er niets veranderd. De begroting blijft van kracht totdat er een structurele verandering plaats vindt. Als blijkt dat er een kostenpost beduidend afwijkt of in de loop van het jaar verandert, kan de begroting ingaand begin van elk kwartaal aangepast worden.

De heer Bouwmeester heeft een vraag over de nieuw te vormen website, er komt een mogelijkheid om dossiers te raadplegen door mentoren. Gaat er goed gekeken worden naar de veiligheid? Absoluut geeft de heer Van Huet aan, zeker gezien de actuele wet op de Privacy. Hopelijk is dit eind van het jaar in de lucht.

Top